公证文书立卷归档办法 2006-8-3 10:18:48     点击：

公证文书立卷归档办法 　　　　　　　　　　　　　　第一章　总则 　第一条　公证机关的公证文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是公证机关进行公证证明活动和当事人从事民事活动的真实记录，反映了公证机关贯彻执行国家法律、法规和党的各项方针政策的情况，体现了公证机关的基本职能。 　第二条　公证机关必须严格按照公证文书材料立卷的要求，认真做好立卷归档工作。公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。 　第三条　公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。跨年度的公证事项，放在办结年立卷。 　第四条　公证机关用以办理公证的各种证明材料、谈话笔录、往来公文等，都必须用钢笔或毛笔书写、签发，字体要求整齐、清晰。 　　　　　　　　 第二章　材料的收集、整理和排列顺序 　第五条　公证机关受理申请后，公证事项的承办人即开始收集有关的各种证明材料，记录整理谈话笔录、调查材料等，着手立卷的准备工作。 　第六条　公证事项办理结束或终止后，由承办人检查、整理该公证事项的全部文书材料，进行立卷归档工作。要补齐遗漏的证明材料，去掉不必立卷归档的材料。 　第七条　档案中内容相同的文书材料一般只存一份，重份的材料一律剔除，但有领导同志批示的除外。为备日后查考，可根据需要将多余的公证书保留一至三份夹在已装订好的卷内。 　第八条　具有下列情况之一的文书材料，不必立卷归档： 　　１．办理公证之前有关询问如何办理公证的信件、电文、电话记录、谈话笔录以及复函等； 　　２．没有参考价值的信封； 　　３．其他公证处委托代查的有关证明材料的草稿； 　　４．未经签发的文电草稿、历次修改草稿（定稿除外）； 　　５．不属于公证业务范围的人民来信等。 　第九条　对不能附卷归档的实物证据，可将其照片及证物的名称、数量、重量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。 　第十条　公证案卷的排列顺序应为： 　　１．卷宗封面； 　　２．卷内目录； 　　３．公证书正文； 　　４．公证书签发稿； 　　５．公证书译文； 　　６．公证申请表； 　　７．当事人的身份证明； 　　８．当事人提供的有关证明材料； 　　９．当事人申请证明的文书材料原件，如遗嘱、合同、委托书等； 　　１０．接待当事人的谈话笔录； 　　１１．公证处审查、调查所取得的证明材料； 　　１２．其他有关材料； 　　１３．公证员承办公证事项的报批表； 　　１４．公证书发送回证； 　　１５．公证费收据或减免收费的申请与领导审批意见； 　　１６．备考表； 　　１７．附件袋； 　　１８．卷底。 　第十一条　终止公证事项的案卷，应按照公证活动的时间先后顺序排列。公证人员对终止公证事项原因的记录，或当事人申请撤回的书面材料，排在全部文书材料之后。 　　　　　　　　　　　 第三章　立卷编目和装订 　第十二条　公证书材料一律使用阿拉伯数字逐页编码，页码位置正面在右上角，背面在左上角。 　第十三条　按卷内公证文书材料排列顺序逐项登记好卷内目录，要求将每件文书材料的题名、承办人姓名、年月日填写清楚，并标明起止页号。不能随意更改和简化文书材料的题名，没有题名的应拟写题名。 　第十四条　有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人姓名和立卷时间。 　第十五条　卷宗封面所列项目要用钢笔或毛笔逐项填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文书材料内容，其中办结日期为出具公证书的日期。 　第十六条　公证档案装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸张加衬边。纸面过大的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。材料上的金属物要全部剔除干净。 本新闻共2页,当前在第1页  1  2