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国家标准：电子文件归档与管理规范
GB／T 18894—2002
1 范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计 的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本 标准。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有 的修改单 ( 不包括勘误的内容 ) 或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA ／ T 18 档案著录规则
DA ／ T 22 归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3 ． 1
电子文件 electronic records
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3 ． 2
归档电子文件 archival electronic records
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 (3 ． 1) 。
3 ． 3
背景信息 context
指描述生成电子文件 (3 ． 1) 的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3 ． 4
元数据 metadata
指描述电子文件 (3 ． 1) 数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3 ． 5
逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件 (3 ． 1) 的管理权限向档案部门移交的过程。
3 ． 6
物理归档 physical filing
指把电子文件 (3 ． 1) 集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3 ． 7
真实性 authenticity
指对电子文件 (3 ． 1) 的内容、结构和背景信息 (3 ． 3) 进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
3 ． 8
完整性 integrity
指电子文件 (3 ． 1) 的内容、结构、背景信息 (3 ． 3) 和元数据 (3 ． 4) 等无缺损。
3 ． 9
有效性 utility
指电子文件 (3 ． 1) 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3 ． 10
捕获 capture
指对电子文件 (3 ． 1) 进行实时收集和存储的方法与过程。
3 ． 1 1
迁移 migration
指将源系统中的电子文件 (3 ． 1) 向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4 总则
4 ． 1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4 ． 2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4 ． 3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4 ． 4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4 ． 5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4 ． 6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5 ． 1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 | 
