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贾哲 |
2007-12-14 10:9:43 |
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为什么每个档案盒都必须放置备考表?
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答：备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来写这些内容。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到了明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都是必不可少的。
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张强 |
2007-12-14 10:6:20 |
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成套文件是否也需要逐一填写归档文件目录?
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答：是的。会议文件、报表、刊物等成套文件也必须和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录。因为成套文件也是逐件加盖归档章的，因此按照编目原则，填写归档文件目录时也必须逐一填写。
具体编目时，由于成套文件的题名大都相似，难以准确揭示具体文件的内容，填写时应根据文件内容重拟标题，加括号附于原标题后，以方便档案的查找利用。例如，“××工作会议文件之一”后应加上“[×××同志在会议开幕式上的讲话]”字样。又如：“情况反映第三期”后应加入“[关于×××贪污犯罪情况的内部通报]”字样。 、
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杨阳 |
2007-12-14 10:2:46 |
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如何将零散文件归入已经整理完毕的归档文件中? |
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答：进行归档文件整理工作时，文书和档案人员应该以负责的态度，尽可能保证收集齐全完整，杜绝零散文件归档的现象。在难以避免的情况下，针对零散文件可以采取以下补救措施：
(1)将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备注栏中注明。某组织机构或问题形成的零散文件，就放在该机构或问题所有归档文件的最后，然后在所涉及事由最后一件归档文件的备注栏中标明。例如，某零散文件排列后的件号为30．就可在相关事由最后一件的备注栏中注明‘’见30”。
(2)将零散文件与所属事由中的相关文件装订8在一起，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。
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刘丽 |
2007-12-14 9:52:46 |
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是否可以使用文号、级别等其他分类方法?
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答：按《规则》要求，不允许使用除年度、保管期限和组织机构(问题)之外的其他分类方法。其原因是，无论级别、文号还是其他分类方法，都不足以反映归档文件形成的客观规律，反而会割裂归档文件之间的历史联系，造成同一事由文件的分散，从而违背．“事由原则”。实际工作中，‘使用这两种分类方法的机关都存在着提供利用方面的困难。
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安海珍 |
2007-12-14 9:39:10 |
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某项工作从1998年开始至2003年结束，持续共5年，形成的归档文件将如何整理?
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答：上述工作形成的全部归档文件，原则上应在工作结束年即2003年一并整理归档。在分类时，将这些文件全部归入2003年这一年度中。这样，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。
但对此也不能机械理解，要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到5个年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，保证查找时的方便。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。
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